KUAKAP.COM - 8 Cara Mendelegasikan Tugas Kerja Yang Baik Dan Benar, Posisi Anda yang sudah mulai menanjak di kantor mau tidak mau menuntut Anda untuk lebih bijaksana dalam melakukan segala hal. Terlebih hal-hal yang erat hubungannya dengan cara berkomunikasi terhadap para staf pada divisi yang Anda pimpin. Dengan semakin besarnya tanggung jawab yang Anda emban, otomatis akan semakin banyak pula tugas yang dapat didelegasikan kepada staf Anda.
Persoalannya sekarang, bagaimana cara mendelegasikan tugas yang efektif agar apa yang Anda harapkan dapat tercapai. Pada umumnya, para staf kadang enggan untuk banyak bertanya jika mereka menghadapi suatu hal yang kurang mereka mengerti, sehingga seringkali hasilnya pun tidak sesuai dengan apa yang Anda inginkan. Untuk menghindari hal-hal seperti ini, banyak cara untuk menghadapinya, seperti :
image credit by pixabay.com
1. Hindari sedapat mungkin sindroma “Saya bisa mengerjakannya lebih baik dan lebih cepat”. Jika pendapat ini terus ‘bergaung’ dalam pikiran Anda, dengan sangat menyesal Anda akan semakin kewalahan dengan berbagai tugas yang terus berdatangan.
2. Ketahui dengan pasti hasil seperti apa yang Anda harapkan dari pendelegasian tugas terhadap staf Anda. Jika hal ini sudah jelas, staf Anda pun akan lebih mudah menterjemahkan tugas yang Anda limpahkan pada mereka.
3. Mintalah staf Anda untuk mengulangi apa telah Anda sampaikan untuk ia kerjakan. Dengan cara ini, Anda dapat langsung mengkoreksi apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan yang Anda maksud.
4. Jangan menjadi orang yang terlalu perfectionist. Jika suatu waktu Anda menemukan suatu kesalahan, segera diskusikan dengan tim yang bertanggung jawab terhadap proyek tersebut. Katakan hal-hal seperti : “Untuk kali ini saya bisa menerimanya, tapi untuk lain kali saya minta Anda melakukannya seperti (jelaskan hasil yang Anda harapkan)”. Cara ini adalah cara yang bijaksana untuk menegur, namun tidak akan membuat staf Anda mengulangi kesalahannya.
5. Jangan lupa untuk menuliskan tanggal deadline yang Anda harapkan. Jika staf Anda tidak merasa mampu untuk memenuhinya, sebaiknya ia segera membicarakannya dengan Anda sehingga Anda dapat merubah jadwal atau mendelegasikan tugas tersebut kepada staf lainnya.
6. Simpan semua pendelegasian tugas pada satu file / dokumen, lengkap dengan keterangannya secara rinci. Cara ini akan sangat membantu Anda memonitor apa yang belum – sedang - akan dikerjakan oleh staf Anda.
7. Rajin-rajinlah mengikuti perkembangan tugas yang sedang dilakukan para staf Anda. Misalnya Anda memberikan tugas dengan tenggang waktu selama 1 minggu, Anda boleh menanyakan perkembangannya setiap 3 hari. Dan cermati juga cara bertanya kepada mereka, seperti ; “Bagaimana perkembangan pekerjaan X sampai saat ini ? Dan bukan pertanyaan seperti ; “Bagaimana, apakah pekerjaan X sudah selesai ? Karena pertanyaan yang kedua ini akan memberi tekanan sehingga bukan tak mungkin mereka akan cenderung bertindak defensif.
8. Fokuskan perhatian Anda pada hasil dari pekerjaan, bukan metode kerja yang dipakai masing-masing orang. Jika Anda membiarkan mereka bekerja dengan cara/metode mereka sendiri, pasti mereka akan lebih produktif, kreatif dan bertanggung jawab.
LIHAT JUGA SEBELUMNYA
Persoalannya sekarang, bagaimana cara mendelegasikan tugas yang efektif agar apa yang Anda harapkan dapat tercapai. Pada umumnya, para staf kadang enggan untuk banyak bertanya jika mereka menghadapi suatu hal yang kurang mereka mengerti, sehingga seringkali hasilnya pun tidak sesuai dengan apa yang Anda inginkan. Untuk menghindari hal-hal seperti ini, banyak cara untuk menghadapinya, seperti :
1. Hindari sedapat mungkin sindroma “Saya bisa mengerjakannya lebih baik dan lebih cepat”. Jika pendapat ini terus ‘bergaung’ dalam pikiran Anda, dengan sangat menyesal Anda akan semakin kewalahan dengan berbagai tugas yang terus berdatangan.
2. Ketahui dengan pasti hasil seperti apa yang Anda harapkan dari pendelegasian tugas terhadap staf Anda. Jika hal ini sudah jelas, staf Anda pun akan lebih mudah menterjemahkan tugas yang Anda limpahkan pada mereka.
3. Mintalah staf Anda untuk mengulangi apa telah Anda sampaikan untuk ia kerjakan. Dengan cara ini, Anda dapat langsung mengkoreksi apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan yang Anda maksud.
4. Jangan menjadi orang yang terlalu perfectionist. Jika suatu waktu Anda menemukan suatu kesalahan, segera diskusikan dengan tim yang bertanggung jawab terhadap proyek tersebut. Katakan hal-hal seperti : “Untuk kali ini saya bisa menerimanya, tapi untuk lain kali saya minta Anda melakukannya seperti (jelaskan hasil yang Anda harapkan)”. Cara ini adalah cara yang bijaksana untuk menegur, namun tidak akan membuat staf Anda mengulangi kesalahannya.
5. Jangan lupa untuk menuliskan tanggal deadline yang Anda harapkan. Jika staf Anda tidak merasa mampu untuk memenuhinya, sebaiknya ia segera membicarakannya dengan Anda sehingga Anda dapat merubah jadwal atau mendelegasikan tugas tersebut kepada staf lainnya.
6. Simpan semua pendelegasian tugas pada satu file / dokumen, lengkap dengan keterangannya secara rinci. Cara ini akan sangat membantu Anda memonitor apa yang belum – sedang - akan dikerjakan oleh staf Anda.
7. Rajin-rajinlah mengikuti perkembangan tugas yang sedang dilakukan para staf Anda. Misalnya Anda memberikan tugas dengan tenggang waktu selama 1 minggu, Anda boleh menanyakan perkembangannya setiap 3 hari. Dan cermati juga cara bertanya kepada mereka, seperti ; “Bagaimana perkembangan pekerjaan X sampai saat ini ? Dan bukan pertanyaan seperti ; “Bagaimana, apakah pekerjaan X sudah selesai ? Karena pertanyaan yang kedua ini akan memberi tekanan sehingga bukan tak mungkin mereka akan cenderung bertindak defensif.
8. Fokuskan perhatian Anda pada hasil dari pekerjaan, bukan metode kerja yang dipakai masing-masing orang. Jika Anda membiarkan mereka bekerja dengan cara/metode mereka sendiri, pasti mereka akan lebih produktif, kreatif dan bertanggung jawab.
LIHAT JUGA SEBELUMNYA
- Cara Komunikasi Yang Baik Melalui Email, Fax, Dan Telpon
- 7 Tips & Trik Agar Karyawan Baru Rajin Bekerja Dan Produktif
- Cara Pilih Jas Untuk Postur Tubuh Wanita Dan Pria Agar Terlihat Keren